オンライン会議を成功させるためのファシリテーションのヒント

オンラインにおける効果的なファシリテーションのヒント

会議の構成を明確にする

私たちが用いている手法にダブルダイヤモンド・モデルがあります。これは会議やイベント、ワークショップに対して「序（Opening）」「破（Exploration）」「急（Closure）」を構成するプロセスをサポートしてくれます。

好奇心を持つ

ファシリテーションとは全ての答えを持つことではなく、プロセスを通じて参加者を導き、参加者がしっかりと関わることを可能にすることです。時間をかけて相手や相手の仕事について知り、そして相手の学びたいことや貢献したいことを把握する必要があります。学ぶために質問し、探求、内省、学習、そして関与を引き出すのです。好奇心とは学習マインドを持つことです。ファシリテーターにとっての資質は、絶えず学習し成長することです。これは参加者や参加者のゴールについて把握するという意味でも、自分自身について知ることや自分自身のスキルを高めるという意味でも、そして新たな手法を学び、参加者や同僚から学び、ファシリテーションの新たな側面を追求するという意味でも同じなのです。

柔軟になる

状況は流動的で、不変ではありません。会話をファシリテートする際に、時にグループのニーズや焦点がその場で変わることがあります。セッションやワークショップ、会議などを予め計画していても、現実には予期せぬことが起こるものです。そのため、柔軟になり、素早く決断し、グループやステークホルダーにとってベストな選択をしなければなりません。時にはうまくいっていないと感じたり、他にやるべきことがあると気づいたりするかもしれません。もし迷ったり、行き詰まりを感じたりするなら、グループに強力な質問を投げ掛けて洞察を得るのも良いでしょう。

注意：計画通りに進めるべきときなのか軌道修正すべきときなのかの見極めは、ファシリテーションの経験が物を言います。

さらなるヒント

議題と目的

適切なタイミングでZoomのリンクを参加者に共有しましょう。SlackやMicrosoft Teams（など使っているもの）とともに、カレンダー経由で招待しましょう。そうすることで、全員が場所、時間、そして議題を正確に把握することができます。また、通常ビデオ会議に全員が参加するまでに数分掛かるため、その数分間を待つ用意をしておきましょう。

＜Zoomに関するヒント＞

•話していないときには常にマイクをミュートにしましょう。それにより周囲の雑音を減らし、誰かが発言したがっているという視覚的な合図をファシリテーターに送ることにもなるのです。

•全参加者に「カメラオン」ルールを設けましょう。そして、参加者を迎えるために早めに入室するようにしましょう。そうでないと、参加者に「ホストがこのミーティングを開始するまでお待ちください」というメッセージが表示されてしまいます。

ハイパーアイランドにはIDOARRTと呼ばれる素晴らしいツールがあります。これはシンプルなツールで、初めに明確な目的や構成、そしてゴールを設定することにより、会議やグループのプロセスを効果的に進めていけるようサポートをしてくれます。

■IDOARRT式会議デザイン
https://hij-toolbox.tds-g.biz/tool/idoarrt-meeting-design/

チェックイン

チェックイン・チェックアウトのプロセスを活用して、グループのメンバーが会議に積極的に参加し、見え、聞こえるように検討しましょう。
チェックインは参加していること、集中していること、そしてグループに関与していることに、チェックアウトは振り返りや終了に主眼を置いています。

■始まりと終わりの質問
https://hij-toolbox.tds-g.biz/tool/check-in-check-out-questions/

オンラインホワイトボードを使って対面の体験を創出する

オンラインホワイトボードツールは、オンライン上で対面の体験ができるようサポートをしてくれます。どこにいても、全参加者がアクセス可能なのです。

この領域には２つのメジャーなプレーヤーがいます。Miro と Muralですが、どちらも類似した一連のツールを提供していますので、自分たちにとってどちらが適しているかを試してみてください。ハイパーアイランドで言っているように「行動して学べ！」です。

自身の体験を振り返ることが大切です。そうすることで、自分の学びを今後に生かして、前に進む習慣を身に付けることができるのです。

■Miro
https://miro.com/ja/
■Mural
https://www.mural.co/

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参加者同士のコミュニケーションを促進させる

参加者からのさらなる反応を促すような話し方で、参加者のコメント間から関連性や結びつきを引き出しましょう。過剰なファシリテーションは避けるようにしましょう。全ての質問に答え、全ての課題を解決する必要はありません。Slack, Microsoft Teamsのようなディスカッションフォーラムでは、参加者がお互いにやりとりできる機会をつくれるよう、ファシリテーターは１〜２日待ってからコメントすると良いでしょう。ファシリテーターがメッセージを投稿するときには、さらなる質問を投げ掛けることでディスカッションを前進させるよう心がけましょう。

介入する

議論が本題から逸れないようにしましょう。議論を本題から外さず、脱線するのを抑え、参加者が本題に向かうようサポートしましょう。コメントが本題から外れた場合は工夫が必要です。「軽やかに」でもはっきりと議論の方向性を変えるようにしましょう。Parking Lot（停留所）を使い、（本題からは逸れるけれども）重要なポイントを記録しておき、それをより適切なタイミングで取り上げることを考えても良いでしょう。

■Parking Lot(停留所)
https://hij-toolbox.tds-g.biz/tool/parking-lot/

プロセスを通じて参加者を誘導する

Slack, WhatsApp, Microsoft Teamsなどで全参加者にメッセージを送り、新たなトピックを案内し、次のセグメントや課題を紹介し、新たなコンテンツにつなげるなどしましょう。そして、参加者に今後のタスクの締め切りをリマインドしましょう。

※この記事は、原文Facilitating meetings onlineを、許可を得て翻訳、編集したものです。

※この記事はTDSブログへ統合する以前のddpostの記事です。